De nos jours, les entreprises sont confrontées à un besoin croissant de communication interne efficiente. Pour répondre à cette problématique, un grand nombre d’entre elles optent pour la mise en place d’un intranet. Cet outil est en effet reconnu pour ses nombreux avantages tels que la centralisation des informations, la facilitation des échanges entre collaborateurs et l’amélioration de la productivité. Toutefois, il est nécessaire de bien anticiper le coût de création d’un intranet avant de se lancer dans ce projet ambitieux. Cet article vous apporte toutes les clés pour bien appréhender et maîtriser les dépenses liées à cette démarche.
Identifier les besoins et définir le cahier des charges
La première étape pour estimer le coût de création d’un intranet consiste à identifier précisément vos besoins en termes de fonctionnalités et d’objectifs. Une analyse approfondie doit être réalisée afin d’établir un cahier des charges complet qui servira comme base pour développer votre projet sur-mesure. Chaque entreprise ayant ses spécificités, il est essentiel de bien déterminer les modules nécessaires au bon fonctionnement du futur intranet : gestion documentaire, annuaire des employés, plateforme collaborative, messagerie instantanée, etc.
Il est également important de prendre en compte l’évolution des technologies et des usages au sein de votre organisation. Ainsi, prévoyez des fonctionnalités adaptées aux appareils mobiles et une compatibilité avec les logiciels utilisés par votre entreprise. Le choix entre un intranet sur-mesure ou une solution clé en main dépendra de vos besoins spécifiques, de votre budget et de vos contraintes techniques.
Estimer les coûts liés à la conception et au développement
Une fois le cahier des charges établi, vous pouvez commencer à estimer les coûts liés à la conception et au développement de votre intranet. Plusieurs éléments entrent en jeu dans cette estimation :
- Le choix de la technologie : selon que vous optiez pour une solution open-source, une plateforme propriétaire ou un développement sur-mesure, les coûts seront différents. Les solutions open-source sont généralement moins onéreuses, mais nécessitent parfois plus de temps et d’expertise pour être adaptées à vos besoins.
- La complexité du projet : plus votre intranet comporte de fonctionnalités et d’interactions avec d’autres systèmes (ERP, CRM, etc.), plus le coût sera élevé. Il est donc essentiel d’évaluer précisément vos besoins pour ne pas surcharger inutilement votre projet.
- L’expertise nécessaire : selon l’ampleur du projet, vous devrez peut-être faire appel à des experts externes (développeurs, designers, consultants) pour réaliser certaines tâches. Leur tarification varie en fonction de leur expérience et de leur domaine d’intervention.
Anticiper les coûts de maintenance et d’évolution
La création d’un intranet ne s’arrête pas à la mise en ligne de la plateforme. Il est essentiel de prévoir un budget pour assurer sa maintenance technique et fonctionnelle, ainsi que pour financer les évolutions nécessaires au fil du temps. Parmi les coûts à prévoir :
- La maintenance corrective : il s’agit des interventions nécessaires pour corriger les dysfonctionnements et bugs qui pourraient survenir.
- La maintenance préventive : elle consiste en des actions visant à maintenir le bon fonctionnement de l’intranet et à prévenir les problèmes potentiels (mises à jour, optimisation des performances, etc.).
- L’évolution fonctionnelle : vous devrez peut-être ajouter de nouvelles fonctionnalités ou adapter celles existantes en fonction de l’évolution de votre organisation, des besoins de vos utilisateurs et des nouvelles technologies disponibles.
Calculer le retour sur investissement (ROI)
Pour évaluer la rentabilité de votre projet d’intranet, il est crucial d’estimer le retour sur investissement (ROI) que vous pouvez en attendre. Le ROI est le rapport entre les gains réalisés grâce à l’utilisation de l’intranet et les coûts engagés pour sa création et sa maintenance. Les bénéfices peuvent être quantitatifs (gains de productivité, réduction des coûts opérationnels) ou qualitatifs (amélioration du climat social, augmentation de la satisfaction clients).
Le calcul du ROI peut s’avérer complexe, car il nécessite de prendre en compte de nombreux facteurs. Il est toutefois essentiel pour justifier auprès de la direction les investissements liés à la création d’un intranet et pour évaluer régulièrement l’efficacité de votre solution.
Dans un contexte économique incertain, il est primordial pour les entreprises d’optimiser leurs dépenses et d’accroître leur compétitivité. La mise en place d’un intranet représente une solution efficace pour optimiser la communication interne et améliorer la productivité des collaborateurs. Toutefois, le coût de création d’un intranet doit être rigoureusement anticipé et maîtrisé afin de garantir un retour sur investissement satisfaisant. En suivant les étapes présentées dans cet article, vous disposerez des clés pour estimer au mieux le coût de création d’un intranet adapté à votre organisation.
